Hoy en “Lo que viene siendo una documentalista”, entrevisto a Emilio Sanz Santos, consultor en www.conocimientopractico.es., donde se ofrecen “servicios profesionales especializados en el área de gestión de contenidos digitales, gestión de información y documentos basados en el conocimiento y la experiencia.” (Conocimiento práctico, 2012)

Destaco de la entrevista, la formación que ofrece a profesionales online y su blog profesional sobre consultoría documental. A continuación, os presento la entrevista que muy amablemente me ha concedido Emilio Sanz Santos.

-¿Cómo surgió el blog “Consultores documentales”?

Pues es una historia una tanto peculiar. En el año 2006 participé en el I Congreso de Archivos de Canarias en La Oliva (Fuerteventura), donde presenté una comunicación, “El archivo como servicio público. Consultoría, organización e informatización de archivos del Gobierno de Canarias para su operatividad como servicio público y soporte a la gestión administrativa” que describía un proyecto de colaboración con el Gobierno de Canarias para la implantación de su sistema archivístico.

Ese proyecto tuvo una primera fase de consultoría de aproximadamente un año y medio. Se realizaron 409 entrevistas en oficinas de tramitación administrativa, se identificaron y analizaron 301 archivos de oficina en 68 sedes y se realizó un inventario de 110 depósitos de archivo.

Este proyecto de consultoría fue seguido por varios proyectos de organización y puesta en valor de archivos administrativos (con un volumen total aproximado de 12 km lineales de documentos de archivo).El alcance del proyecto exigía un modelo de gestión muy cuidado. Llegamos a ser un equipo de casi 30 profesionales trabajando simultáneamente en Canarias y Madrid.

Cuando terminé la comunicación que detallaba el proceso técnico y alcance de ese proyecto, un archivero de Canarias me propuso escribir algo sobre los métodos de gestión de un proyecto de ese tipo: definición, puesta en marcha, gestión de recursos humanos y materiales, gestión económica, seguimiento, riesgos, etc. Me pareció una buena idea y me planteé escribir un libro compacto y muy ejecutivo, orientado a la operación real del servicio e, intencionadamente, un tanto alejado de la teoría.

En esa época viajaba por trabajo más que una maleta y aprovechaba los trayectos en avión para escribir. Cuando llevaba un 70% del manuscrito, me imaginé el libro publicado en papel y pensé en cómo podría obtener un feedback directo de los lectores. Pero no encontré una respuesta clara, algo faltaba en este proyecto propio que no me convencía.

Fue entonces cuando me empecé a interesar por los blog y la publicación en línea. En ese momento el círculo se cerró y decidí trasladar todo lo que había escrito a una web a ver qué ocurría. Di los primeros pasos, bastante torpes, y me lancé en septiembre de 2008 a publicar.

Fue genial. Empecé a obtener un retorno positivo de los lectores (España y Latinoamérica principalmente) y la sensación de que lo que había escrito estaba vivo. Ya me pareció increíble tener 3.257 visitas y 21.761 páginas vistas en 2008, pero mucho más alucinante me parecen las 220.000 visitas y 650.000 páginas vistas ahora mismo, que muestran las estadísticas entre enero y octubre de 2013.

- En el blog aparecen guías e impartís cursos que ayudan en el trabajo de los gestores documentales. ¿Cree que este tipo de formación debería ofrecerse en los estudios de Documentación?

Las Guías Útiles es un contenido de elaboración propia que pongo, de forma gratuita, a disposición del visitante, el que sea: estudiante, profesional, curioso, da igual. Es una decisión que he tomado desde el principio, compartir conocimiento, con más o menos fortuna. El resultado es muy positivo.

Nuestra formación es un poco peculiar y distinta. Actualmente estamos impartiendo dos acciones formativas online que producimos e impartimos íntegramente.

El Taller Práctico de Introducción a la Dirección y Gestión de Proyectos en Servicios de Información (Archivos, Bibliotecas y Centros de Documentación) es una acción formativa no teórica, valorada con una calificación media en las VI ediciones impartidas de 8.98 sobre 10.

El feedback que recibo de los alumnos (la mayoría profesionales del sector), es que se trata de una experiencia poco habitual. De hecho, el compañero de viaje del alumno que participa en este curso es una hoja de cálculo Excel. El alumno del curso recibe un caso de estudio (archivos, bibliotecas o documentación) y debe elaborar una propuesta técnica que incluya la definición y planificación del servicio, la estimación de cargas de trabajo, una valoración de costes (recursos humanos y medios materiales), el modelo de organización y el sistema de control del proyecto para, finalmente, presentar toda esa información en un resumen ejecutivo de 4 páginas.

Lo que trasladamos al participante es nuestra experiencia tras 20 años diseñando, implantando y entregando proyectos reales. El alumno experimenta sensaciones habituales de un responsable de proyecto, como convivir con dudas y verse obligado a tomar decisiones. Por supuesto, le aportamos estrategias, le ayudamos a identificar los errores más comunes y a observar las consecuencias derivadas. Le mostramos métodos reales que le ayudan a reducir mucho los umbrales de error, aumentando las posibilidades de éxito en la implantación de un proyecto.

No sé si los estudios de documentación deben ofrecer estas materias en sus programas de formación. Lo que sí tengo claro es que el profesional que se debe hacer cargo de la gestión de un proyecto, además de sus habilidades técnicas, debe adquirir competencias para gestionar un proyecto cumpliendo con los compromisos de entrega en plazo, con la calidad adecuada, dentro de un presupuesto limitado y cumpliendo con las expectativas de la organización a la que presta servicio.

Por otro lado, Construye una web profesional y gestiona contenidos digitales con WordPress es una acción formativa que enseña al participante a crear páginas web sin conocimientos de programación, tratando de fomentar la innovación gestionando contenidos digitales de sus proyectos y utilizándola como medio para proyectar el talento y conocimiento de forma global y auto gestionada. Creemos que, en la situación actual, hacerse visible en internet es una estrategia obligada para los profesionales y les enseñamos cómo hacerlo.

Como en el caso anterior, la base de la formación es nuestra propia experiencia en el uso continuado de WordPress como plataforma de publicación para nuestros proyectos profesionales. Tras más de cinco años usando esta tecnología, creemos que estamos en condiciones de aportar una experiencia formativa de valor.

Por supuesto seguimos creando nuevos contenidos formativos basados en nuestra experiencia real.

- ¿Cómo es el aula virtual Moodle “Talleres prácticos”? ¿Piensa que el e-learnig sustituirá a la enseñanza tradicional?

Como he comentado en la pregunta anterior es una experiencia online, 100% práctica y permanentemente apoyada por un tutor que está monitorizando la práctica de cada participante de forma personalizada. Tratamos de hacer de la formación una experiencia útil, que se pueda trasladar a la actividad diaria y sea accesible a través de precios muy ajustados a la realidad económica actual.

Respecto a si el e-learning sustituirá a la enseñanza tradicional, no lo creo. La complementa y la enriquece. No obstante, en nuestro caso, diseñamos y apostamos por modelos online. Por ejemplo, en el curso que se está impartiendo en este momento, tenemos participantes de la Comunidad de Madrid, la Comunidad Valenciana, Navarra, País Vasco, Islas Baleares, e incluso de México. Es imposible plantear esta acción formativa de otra forma que no sea online.

-Siendo consultor documental, ¿cree que las empresas conocen la figura del documentalista y lo que puede ofrecer?

Quizá ahora, más que nunca, la figura del documentalista o gestor de información es más visible que en otras épocas, posiblemente por los problemas evidentes que produce el exceso de información.

Si las empresas/organizaciones no conocen la figura del documentalista, creo que esta es una magnífica oportunidad para hacerla visible. Ahora bien, no creo que sea una tarea de las empresas sino de los documentalistas. Es más, el mensaje a trasladar no es tanto qué es un documentalista sino más bien qué beneficios cualitativos y cuantitativos supone integrar en un equipo profesional este perfil especializado.

- Hace poco ha impartido un curso de Wordpress, ¿Qué ventajas tiene respecto a Blogger?

En su momento analicé ambas plataformas de publicación digital para mis proyectos profesionales y me pareció más interesante e independiente WordPress. Me aseguraba el control total sobre el contenido y el uso de la tecnológica.

En este tipo de proyectos de blog profesional o similar, lo más importante no es el gestor de contenidos que utilices, sino el control sobre los contenidos. Si tienes algo interesante que contar, no aconsejo alojar los contenidos en una plataforma “gratuita” de un tercero, sea Google o WordPress.org por poner un par de ejemplos conocidos. El valor está en lo que cuentas y en la comunidad que crece alrededor de tu contenido. Por lo tanto, deberías asegurarte el control 100% sobre ello y, si dependes de un tercero, no lo puedes hacer.

- ¿Piensa que blogs especializados y profesionalizados como el suyo se pueden considerar fuentes primarias de información?

Sí, sin duda. Además, si el contenido es original y útil, ahí está para su uso y disfrute. Por el contrario, si tu contenido no aporta valor, el blog no sobrevive, eso lo tengo claro.

Eso sí, escribir un blog requiere de constancia, disciplina y cierta creatividad. Yo animo siempre a cualquiera que tenga algo que contar interesante a que se lance. Si gusta el contenido, el retorno que recibes es muy satisfactorio.

Por otro lado, es un magnífico escaparate para destacar nuestras habilidades y valores añadidos y, algo muy importante, no dependemos de nadie para hacerlo, sólo de tu propia iniciativa.

Todo proyecto nace cuando nos atrevemos a comenzar.

Podéis contactar con Emilio a través de su Linkedin, @InfoPractico, y www.conocimientopractico.es