Hoy tengo el honor de entrevistar a Eliana Rezende, responsable de la gestión documental de la Secretaría de Infraestructura y Logística del Estado de Paraná (Brasil).
He saltado el charco para que conozcáis a una brasileña encantadora, que con mucho gusto me ha concedido esta entrevista y ha hecho posible que esté disponible en español y portugués.De sus palabras se extrae gran sabiduría sobre la gestión documental generada por años de trabajo y, pasión por la conservación y preservación del patrimonio documental para las futuras generaciones. Gracias Eliana por tus palabras y tu tiempo.
He saltado el charco para que conozcáis a una brasileña encantadora, que con mucho gusto me ha concedido esta entrevista y ha hecho posible que esté disponible en español y portugués.De sus palabras se extrae gran sabiduría sobre la gestión documental generada por años de trabajo y, pasión por la conservación y preservación del patrimonio documental para las futuras generaciones. Gracias Eliana por tus palabras y tu tiempo.
A continuación, la entrevista a Eliana Rezende.
- Actualmente trabaja como Técnico en gestión
estratégica para el área de gestión de documentos en la Secretaría de
Infraesctructura y Logística en Paraná (Brasil), ¿Qué proyectos y acciones
están llevando a cabo?
Permíteme una corrección:
Actúo
junto al Gabinete del Secretario en la Área de Planificación y Gestión
Estratégica de la Secretaria de Infraestructura y Logística del Estado de
Paraná. Soy encargada de la Gestión Documental de toda la Secretaria y sus autarquías
que son responsables de 399 municipios.
El
objetivo primordial de mi contratación es el de elaborar Cuadros de
Temporalidad Documental y Códigos de Clasificación de Documentos para la
Secretaria de Infraestructura, Logística y Modales (http://www.infraestrutura.pr.gov.br/),
representados por sus Autarquías (Ferrovías, aeropuertos, hidrobias, carreteras
y puertos).
Entre
mis tareas se encuentran la elaboración de vocabulario controlado que sirva a
todos los niveles y que pueda ser usado como indicador en una base de datos con
documentos.
Además,
vengo trabajando con la preservación y conservación de todos los proyectos de
edificaciones públicas, proyectos de carreteras y puentes que están en soportes
físicos, en su mayoría papel vegetal con necesidades específicas. Un universo
que cubre cerca de 35.000 proyectos.
¿Por qué Planificación Estratégica? Porque la información
es un recurso importante y fundamental para la toma de decisiones estratégicas y
para las acciones de planificación y de gestión. Por eso necesita estar
disponible y organizada.
Además,
defino la Gestión Documental como parte de un trabajo de elaboración de normas
y procedimientos que permitan la custodia de documentos en sus diferentes
soportes (papel, micro fotos, digital) de acuerdo con sus plazos establecidos
por la legislación vigente. Comprendida por todas las etapas y procedimientos
técnicos que impliquen desde la elaboración, el uso, la custodia o el descarte
de documentos hasta las rutinas de preservación y conservación con objetivo de
proporcionar las informaciones que estos contengan, tanto como elementos de
prueba como para la producción de conocimiento, innovación y al fortalecimiento
de identidades basadas en Memorias Sociales, Culturales o Institucionales. En
este último caso, tendremos lo que se llama Preservación del Patrimonio
Documental o para otros, Institucional (en sentido bien más amplio).
Por
esto es que, la Gestión Documental es esencial a la planificación de cualquier
empresa. No importa su porte ni rama de actividad. Para no mantener documentos innecesarios
por plazos inferiores o superiores a sus necesidades y aportar una contribución
a la mayor racionalidad de los recursos humanos, tecnológicos y financieros y,
al mismo tiempo, una transparencia administrativa mayor a los sectores públicos
y/o privados.
Esta
perspectiva sistémica de administración es un método eficaz para ejercitar la
interdisciplinariedad, ya que la comunicación entre diferentes áreas es
fundamental en proyectos de esta escala.
Português:
Permita-me apenas uma correção:
Atuo no junto ao Gabinete do Secretário na Área
de Planejamento e Gestão Estratégica na
Secretaria de Infraestrutura e Logística do Estado do Paraná responsável pela
Gestão Documental de toda a Secretaria e suas Autarquias que são responsáveis
por 399 municípios.
O objetivo principal para a minha contratação foi
o de elaborar Tabelas de Temporalidade Documental e Códigos de Classificação de
Documentos para a Secretaria de Infraestrutura e Logística e Modais (http://www.infraestrutura.pr.gov.br/), representados por suas Autarquias
(Ferrovias, aeroportos, hidrovias, rodovias e portos).
Dentre as tarefas encontram-se a elaboração de
vocabulário controlado que sirva a todos os modais e que possa ser utilizado
como indexador em base de dados para trâmite de documentos.
Além disso, venho trabalhando com a preservação e conservação de todos os projetos de edificações púbicas, projetos de rodovias e estradas de rodagem e pontes que se apresentam em suportes físicos, em sua maioria em papel vegetal e com necessidades específicas. O universo abrange cerca de 35.000 projetos.
Porque no Planejamento Estratégico? Porque a Informação é um
recurso importante e fundamental para tomada de decisões estratégicas bem como
para planejamento e ações de gestão. Por isso necessita estar acessível e
organizada.
Além disso, defino a Gestão Documental como parte de um trabalho
de elaboração de normas e procedimentos
que permitam a guarda de documentos em seus diferentes suportes (papel,
micrográfico, digital) de acordo com seus prazos estabelecidos pela legislação
vigente. Compreendida por todas as etapas e procedimentos técnicos que envolvem
desde a elaboração, trâmite, guarda ou eliminação de documentos até as rotinas
que visem sua preservação e conservação com o objetivo de fornecer as
informações que estes possuam tanto como elemento de prova, como para a
produção de conhecimento, inovação, e o fortalecimento de Identidades calcadas
em Memórias Sociais, Culturais ou Institucionais. Neste último caso aí sim
temos o que se chama Preservação de Patrimônio Documental ou para outros
Institucional (numa acepção mais ampla).
Daí que a Gestão Documental é
essencial no planejamento de qualquer empresa, porte e ramo de atividade para
não manter documentos sem necessidade, por prazos inferiores ou superiores às
suas necessidades, além de trazer contribuição para maior racionalidade de
recursos humanos, tecnológicos e financeiros e maior transparência
administrativa em setores públicos e/ou privados.
A Gestão sob esta ótica sistêmica é
um meio eficaz para exercitar a interdisciplinaridade, já que a comunicação
entre diferentes áreas é fundamental numa perspectiva desta monta.
-Tiene una publicación llamada “Los historiadores y su
fuentes en tiempos de la Web 2.0”, ¿Cree que ahora los investigadores deben
desarrollar habilidades informacionales (TIC) para realizar sus trabajos con
calidad?
En
este artículo traté de abordar la cuestión de la obsolescencia de los soportes
y cuando estos no tendrán la durabilidad que los antiguos tenían, por ejemplo
los diarios y las fotografías.
En
el desempleo de su oficio, los historiadores encontrarán muchos silencios
dejados por los documentos digitales que dejarán de existir debido a la
obsolescencia.
Construí
el texto pensando en cuanto han cambiado las formas de imprimir y dejar
memorias para las generaciones futuras. En tiempos pasados era común abrir una
gaveta de alguien que hubiese fallecido y encontrar registros escritos a mano
(eran postales, fotografías con dedicatorias, cartas, diarios). Actualmente
tales correspondencias ordinarias se encuentran dispersas en el ciberespacio y,
después de la muerte del autor, mucho será perdido, en varios casos, hasta los mismos
blogs y otros medios de registro no podrán ser más abiertos. Por lo tanto ese
ejercicio que hice de pensar sobre con que registros el historiador del futuro visitará nuestro presente...
En
general, los textos que abordan el oficio del historiador pretenden traer
cuestiones metodológicas o caminos investigativos. Debo confesar que no fue esa
mi intención! Mi propuesta fue exponer una inquietud provocante y lanzar a los
futuros historiadores cuestiones relativas a su trabajo e investigación con las
fuentes producidas en la contemporaneidad de principios del siglo XXI. El uso
intensivo de las tecnologías de información y de la comunicación es lo que ha
diferenciado nuestra sociedad de principios del siglo XXI y que, sin duda
alguna, impondrá a los profesionales de las diferentes áreas del conocimiento,
en especial para nuestro caso de Ciencias Humanas, el desafío de enfrentar
escritos y veredas que van bien más allá de lo que suponíamos hasta entonces.
Delante de tales proposiciones que convenciono llamar de reflexiones a seguir
de un ensayo. El objetivo es ofrecer al lector algunos cuestionamientos sobre
el universo de actuación profesional de las Ciencias Humanas en tiempos de
inmediatismos, producción en masa y al mismo tiempo obsolescencia y
transitoriedad de los soportes.
Veo
que, como ocurre con cualquier profesión, la utilización de las tecnologías es
fundamental y los historiadores no estarían fuera de ello.
Português:
Nesse artigo procurei abordar a questão da
obsolescência dos suportes e o quanto estes não terão a durabilidade que
antigos suportes como os diários e registros fotográficos, por exemplo, tinham.
Os historiadores encontrarão no desempenho de seu
ofício muitos silêncios deixados pelos documentos que deixarem de existir
devido a obsolescência digital.
Construi o texto pensando o quanto mudou as
formas de imprimir e deixar memórias para gerações futuras. Era comum em tempos
passados abrirmos uma gaveta de alguém que tivesse morrido e encontrarmos
inúmeros registros cunhados à mão ( eram postais, fotografias com dedicatórias,
cartas, diários). Atualmente tais correspondências ordinárias encontram-se
dispersas no ciberespaço e após a morte da pessoa muito estará perdido e em
muitos casos mesmo blogs e outros meios de registro poderão não ser abertos.
Daí esse exercício que fiz de pensar sobre com quais registros o historiador do
futuro irá visitar o nosso presente...
Em
geral, textos que abordam o
ofício do historiador pretendem trazer em seu bojo aprofundamento de questões
metodológicas ou mesmo de caminhos investigativos. Devo confessar que não foi meu
intento! A proposição foi muito
mais expor uma inquietação provocativa e lançar aos futuros historiadores
questões em relação ao seu trabalho e investigação com as fontes produzidas na
contemporaneidade de princípios do século XXI. É o uso intensivo de tecnologias de
informação e de comunicação que tem diferenciado nossa sociedade de princípios
do século XXI e que, sem dúvida, imporá aos profissionais de diferentes
áreas de conhecimento e, em
especial, para o nosso caso as
Ciências Humanas, o desafio de
encarar escritas e trilhas que vão muito além do que se supôs até então. Diante de tais proposições que
convenciono chamar as reflexões a seguir de um ensaio. Objetivo oferecer ao leitor alguns
questionamentos sobre o universo de atuação profissional das Ciências Humanas
em tempos de imediaticidade,produção em massa e ao mesmo tempo obsolescência e
transitoriedade de suportes.
Vejo que como ocorre com toda e qualquer profissão a utilização de
tecnologias são fundamentais e os historiadores não estariam fora disso.
-En otra de sus
publicaciones destaca la transparencia en las instituciones ¿Cree que dicha
transparencia ayudaría a una mejor gestión de la información y de los
documentos?
¡Exactamente al contrario!
La
información disponible y organizada es la que da transparencia a la
administración. Siempre digo que la información disponible y organizada es un
medio eficaz para la tomada de decisiones estratégicas además de proporcionar
posibilidades de rastreabilidad y opciones. Lo que en sí es elemento
fundamental de todo y cualquier proceso de transparencia.
-En Linkedin gestiona un grupo, “Proyectos de
Bibliotecas, Archivos y Centros de Documentación”, que recientemente ha
conseguido los 2000 participantes,¿Opina que este tipo de redes sociales es la
mejor herramienta para la difusión de este tipo de actuaciones?
No sé si es la mejor, es a la que me adecué más.
No sé si es la mejor, es a la que me adecué más.
No
es ningún secreto que no me gusta el FaceBook y, por lo tanto, la única otra
opción que tengo con una gran circulación de personas y con un perfil bien
profesional es el LinkedIn. En Brasil es una red en franca expansión y percibo
lo cuanto diferentes profesionales han buscado ese medio de debate.
Me
gusta ejercitar la Curadoria de Contenidos en esos Grupos y busco estimular la
difusión y el intercambio de experiencias entre profesionales de diferentes
áreas que tengan la información como trazo común. Ha sido una experiencia muy
enriquecedora y emocionante y la sensación de retribución es mucho
gratificante.
Percibir
el humor del Grupo, lo que ocurre en el mundo y como relacionarlo a las
necesidades profesionales de ellos es un desafío. Valorizo debates interdisciplinares
que favorezcan no solamente discusiones de ámbito técnico, más que contemplen
áreas como la tecnología, las artes, la cultura, sociedad y educación. Pilares
sobre los cuales reposa toda y cualquier sociedad.
Asimismo,
uso el espacio para difundir ofertas de trabajo. Llegan a ser 400, 500 trabajos
por mes. Lo que nos indica que el mercado está ofreciendo muchas posibilidades
en áreas relacionadas.
Conozca el Grupo y sus objetivos en este link:
Português:
Não sei se a melhor, mas a que me adequei mais.
Não é segredo para ninguém que não gosto do
Facebook e, portanto, a outra opção que tenho com uma grande circulação de
pessoas e com um perfil bem profissional é o LInkedIn.
Numa Brasil é uma rede em franca expansão e
percebo o quanto diferentes profissionais tem buscado esse meio de Debate.
Gosto de exercitar nesses Grupos a Curadoria de
Conteúdos e procuro estimular o compartilhamento e a troca de experiências
entre profissionais oriundos de diferentes áreas e que tem na Informação seu
ponto de toque. Tem sido uma experiência
muito rica e aliciante e a sensação de retorno muito gratificantes.
Perceber o humor do Grupo, o que ocorre no mundo
e como relacioná-las as necessidades profissionais dos mesmos é o meu desafio.
Valorizo debates interdisciplinares e que favorecem não apenas discussões de
âmbito técnico, mas que contemplem áreas como a tecnologia, as artes, a
cultura, a sociedade, a educação. Pilares sobre os quais se assentam toda e
qualquer sociedade.
Além disso, uso o espaço para postar vagas de
trabalho. Chegam a ser 400, 500 vagas por mês. O que nos indica que o mercado
está bastante aquecido e oferecendo muitas possibilidades em áreas afins.
Conheçam o Grupo e seus objetivos nesse link:
-Es especialista en
conservación y restauración de colecciones de fotografía, ¿Cómo ha vivido el
paso del formato papel al digital?
En mi artículo citado arriba (http://bell.unochapeco.edu.br/revistas/index.php/rcc/article/viewFile/1160/654
), hablo mucho sobre cuestiones de la obsolescencia y la forma como estas
afectan a los diferentes soportes.
Lo que con certeza está ocurriendo
es que tendremos fotos del siglo XIX llegando al siglo XXIII y las que
producimos hoy usando medios digitales pueden no llegar a 50 años. Será urgente
que se planteen medios que contemplen la preservación no sólo de soportes
físicos, más en concreto, la preservación digital.
Los medios digitales han
beneficiado en mucho los medios para mantener en bancos de datos los registros
de esas imágenes además de beneficiar su vehiculación, mas todavía nos queda el
desafío de la permanencia y disponibilidad al pasar del tiempo.
Nuevos
tiempos … grandes desafíos
Português:
No meu artigo citado acima (http://bell.unochapeco.edu.br/revistas/index.php/rcc/article/viewFile/1160/654),
falo muito sobre as questões da obsolescência e a forma como estas atingem
impreterivelmente diferentes suportes.
O que temos de grave ocorrendo
é que teremos com certeza fotos do século XIX chegando ao século XXIII e as que
produzimos hoje em meios digitais podem não chegar há 50 anos. É urgente que se
coloque na pauta do dia meios que contemplem a preservação não apenas de
suportes físicos, mas em especial a preservação digital.
Os meios digitais têm
favorecido em muito os meios para mantermos em banco de dados os registros dessas
imagens além de favorecer sua veiculação, mas ainda nos coloca o desafio da
permanência e acesso no decurso do tempo.
Novos tempos...grandes
desafios....
Eliana Rezende
Responsable de la gestión documental de la Secretaría
de Infraestructura y Logística del Estado de
Paraná (Brasil)
Parabéns Eliana!!! Como sempre se comunicando com conteúdo e inteligência!!!
ResponderEliminarEfectivamente Denis, Eliana es un ejemplo a seguir. Saludos
ResponderEliminarParabéns!! Querida mestre!!!
ResponderEliminarGracias por tu comentario Andréia
ResponderEliminarBravo!!
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ResponderEliminarParabéns Eliana Rezende, magnifico trabalho que estás fazendo na Secretaria de infraestrutura do Paraná em Brasil, meu país o qual, em busca de preservação e conservação de seu acervo patrimonial e Histórico de sua Região. Pela ordenação, típica de cada item, fotografias; Plantas Heliográfica da região, livros e manuscritos de relevância informativas ao que diz respeito aos fatos registrados e possam trazer uma visão sensível aos conhecimentos da sociedade e de outros pesquisadores históricos, amiga Eliana Rezende, pelo meu conhecimento desse meu País, terás outros locais em que também necessitam desse seu belo trabalho de organização Documental. Desejo todo sucesso ao seu trabalho técnico e logístico de uma perfeita infraestrutura Documental. Abraços do Amigo Newber Macieira, escritor e poeta - 10/01/2015 as 13:20 horas
ResponderEliminarGracias a todos por los comentarios. Saludos cordiales.
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