26 nov. 2013

Entrevista a Eliana Rezende, responsable de la gestión documental de la Secretaría de Infraestructura y Logística del Estado de Paraná (Brasil)

Hoy tengo el honor de entrevistar a Eliana Rezende,  responsable de la gestión documental de la Secretaría  de Infraestructura y Logística del Estado de Paraná (Brasil). 



He saltado el charco para que conozcáis a una brasileña encantadora, que con mucho gusto me ha concedido esta entrevista y ha hecho posible que esté disponible en español y portugués.De sus palabras se extrae gran sabiduría sobre la gestión documental generada por años de trabajo y, pasión por la conservación y preservación del patrimonio documental para las futuras generaciones. Gracias Eliana por tus palabras y tu tiempo. 


A continuación, la entrevista a Eliana Rezende.


- Actualmente trabaja como Técnico en gestión estratégica para el área de gestión de documentos en la Secretaría de Infraesctructura y Logística en Paraná (Brasil), ¿Qué proyectos y acciones están llevando a cabo?



Permíteme una corrección:

                Actúo junto al Gabinete del Secretario en la Área de Planificación y Gestión Estratégica de la Secretaria de Infraestructura y Logística del Estado de Paraná. Soy encargada de la Gestión Documental de toda la Secretaria y sus autarquías que son responsables de 399 municipios.


                El objetivo primordial de mi contratación es el de elaborar Cuadros de Temporalidad Documental y Códigos de Clasificación de Documentos para la Secretaria de Infraestructura, Logística y Modales (http://www.infraestrutura.pr.gov.br/), representados por sus Autarquías (Ferrovías, aeropuertos, hidrobias, carreteras y puertos).


                Entre mis tareas se encuentran la elaboración de vocabulario controlado que sirva a todos los niveles y que pueda ser usado como indicador en una base de datos con documentos.

                Además, vengo trabajando con la preservación y conservación de todos los proyectos de edificaciones públicas, proyectos de carreteras y puentes que están en soportes físicos, en su mayoría papel vegetal con necesidades específicas. Un universo que cubre cerca de 35.000 proyectos.


                ¿Por qué Planificación Estratégica? Porque la información es un recurso importante y fundamental para la toma de decisiones estratégicas y para las acciones de planificación y de gestión. Por eso necesita estar disponible y organizada.


                Además, defino la Gestión Documental como parte de un trabajo de elaboración de normas y procedimientos que permitan la custodia de documentos en sus diferentes soportes (papel, micro fotos, digital) de acuerdo con sus plazos establecidos por la legislación vigente. Comprendida por todas las etapas y procedimientos técnicos que impliquen desde la elaboración, el uso, la custodia o el descarte de documentos hasta las rutinas de preservación y conservación con objetivo de proporcionar las informaciones que estos contengan, tanto como elementos de prueba como para la producción de conocimiento, innovación y al fortalecimiento de identidades basadas en Memorias Sociales, Culturales o Institucionales. En este último caso, tendremos lo que se llama Preservación del Patrimonio Documental o para otros, Institucional (en sentido bien más amplio).


                Por esto es que, la Gestión Documental es esencial a la planificación de cualquier empresa. No importa su porte ni rama de actividad. Para no mantener documentos innecesarios por plazos inferiores o superiores a sus necesidades y aportar una contribución a la mayor racionalidad de los recursos humanos, tecnológicos y financieros y, al mismo tiempo, una transparencia administrativa mayor a los sectores públicos y/o privados.


                Esta perspectiva sistémica de administración es un método eficaz para ejercitar la interdisciplinariedad, ya que la comunicación entre diferentes áreas es fundamental en proyectos de esta escala.



Português:

Permita-me apenas uma correção:

Atuo no junto ao Gabinete do Secretário na Área de Planejamento e Gestão Estratégica  na Secretaria de Infraestrutura e Logística do Estado do Paraná responsável pela Gestão Documental de toda a Secretaria e suas Autarquias que são responsáveis por 399 municípios.

O objetivo principal para a minha contratação foi o de elaborar Tabelas de Temporalidade Documental e Códigos de Classificação de Documentos para a Secretaria de Infraestrutura e Logística e Modais (http://www.infraestrutura.pr.gov.br/), representados por suas Autarquias (Ferrovias, aeroportos, hidrovias, rodovias e portos).

Dentre as tarefas encontram-se a elaboração de vocabulário controlado que sirva a todos os modais e que possa ser utilizado como indexador em base de dados para trâmite de documentos.


Além disso, venho trabalhando com a preservação e conservação de todos os projetos de edificações púbicas, projetos de rodovias e estradas de rodagem e pontes que se apresentam em suportes físicos, em sua maioria em papel vegetal e com necessidades específicas. O universo abrange cerca de 35.000 projetos.

Porque no Planejamento Estratégico? Porque a Informação é um recurso importante e fundamental para tomada de decisões estratégicas bem como para planejamento e ações de gestão. Por isso necessita estar acessível e organizada.

Além disso, defino a Gestão Documental como parte de um trabalho de elaboração de normas e procedimentos que permitam a guarda de documentos em seus diferentes suportes (papel, micrográfico, digital) de acordo com seus prazos estabelecidos pela legislação vigente. Compreendida por todas as etapas e procedimentos técnicos que envolvem desde a elaboração, trâmite, guarda ou eliminação de documentos até as rotinas que visem sua preservação e conservação com o objetivo de fornecer as informações que estes possuam tanto como elemento de prova, como para a produção de conhecimento, inovação, e o fortalecimento de Identidades calcadas em Memórias Sociais, Culturais ou Institucionais. Neste último caso aí sim temos o que se chama Preservação de Patrimônio Documental ou para outros Institucional (numa acepção mais ampla).



Daí que a Gestão Documental é essencial no planejamento de qualquer empresa, porte e ramo de atividade para não manter documentos sem necessidade, por prazos inferiores ou superiores às suas necessidades, além de trazer contribuição para maior racionalidade de recursos humanos, tecnológicos e financeiros e maior transparência administrativa em setores públicos e/ou privados.

A Gestão sob esta ótica sistêmica é um meio eficaz para exercitar a interdisciplinaridade, já que a comunicação entre diferentes áreas é fundamental numa perspectiva desta monta.

-Tiene una publicación llamada “Los historiadores y su fuentes en tiempos de la Web 2.0”, ¿Cree que ahora los investigadores deben desarrollar habilidades informacionales (TIC) para realizar sus trabajos con calidad?



                En este artículo traté de abordar la cuestión de la obsolescencia de los soportes y cuando estos no tendrán la durabilidad que los antiguos tenían, por ejemplo los diarios y las fotografías.

                En el desempleo de su oficio, los historiadores encontrarán muchos silencios dejados por los documentos digitales que dejarán de existir debido a la obsolescencia.


                Construí el texto pensando en cuanto han cambiado las formas de imprimir y dejar memorias para las generaciones futuras. En tiempos pasados era común abrir una gaveta de alguien que hubiese fallecido y encontrar registros escritos a mano (eran postales, fotografías con dedicatorias, cartas, diarios). Actualmente tales correspondencias ordinarias se encuentran dispersas en el ciberespacio y, después de la muerte del autor, mucho será perdido, en varios casos, hasta los mismos blogs y otros medios de registro no podrán ser más abiertos. Por lo tanto ese ejercicio que hice de pensar sobre con que registros el historiador del futuro  visitará nuestro presente...


                En general, los textos que abordan el oficio del historiador pretenden traer cuestiones metodológicas o caminos investigativos. Debo confesar que no fue esa mi intención! Mi propuesta fue exponer una inquietud provocante y lanzar a los futuros historiadores cuestiones relativas a su trabajo e investigación con las fuentes producidas en la contemporaneidad de principios del siglo XXI. El uso intensivo de las tecnologías de información y de la comunicación es lo que ha diferenciado nuestra sociedad de principios del siglo XXI y que, sin duda alguna, impondrá a los profesionales de las diferentes áreas del conocimiento, en especial para nuestro caso de Ciencias Humanas, el desafío de enfrentar escritos y veredas que van bien más allá de lo que suponíamos hasta entonces. Delante de tales proposiciones que convenciono llamar de reflexiones a seguir de un ensayo. El objetivo es ofrecer al lector algunos cuestionamientos sobre el universo de actuación profesional de las Ciencias Humanas en tiempos de inmediatismos, producción en masa y al mismo tiempo obsolescencia y transitoriedad de los soportes.


                Veo que, como ocurre con cualquier profesión, la utilización de las tecnologías es fundamental y los historiadores no estarían fuera de ello.



Português:

Nesse artigo procurei abordar a questão da obsolescência dos suportes e o quanto estes não terão a durabilidade que antigos suportes como os diários e registros fotográficos, por exemplo, tinham.

Os historiadores encontrarão no desempenho de seu ofício muitos silêncios deixados pelos documentos que deixarem de existir devido a obsolescência digital.  

Construi o texto pensando o quanto mudou as formas de imprimir e deixar memórias para gerações futuras. Era comum em tempos passados abrirmos uma gaveta de alguém que tivesse morrido e encontrarmos inúmeros registros cunhados à mão ( eram postais, fotografias com dedicatórias, cartas, diários). Atualmente tais correspondências ordinárias encontram-se dispersas no ciberespaço e após a morte da pessoa muito estará perdido e em muitos casos mesmo blogs e outros meios de registro poderão não ser abertos. Daí esse exercício que fiz de pensar sobre com quais registros o historiador do futuro irá visitar o nosso presente...



Em geral, textos que abordam o ofício do historiador pretendem trazer em seu bojo aprofundamento de questões metodológicas ou mesmo de caminhos investigativos. Devo confessar que não foi meu intento! A proposição foi muito mais expor uma inquietação provocativa e lançar aos futuros historiadores questões em relação ao seu trabalho e investigação com as fontes produzidas na contemporaneidade de princípios do século XXI. É o uso intensivo de tecnologias de informação e de comunicação que tem diferenciado nossa sociedade de princípios do século XXI e que, sem dúvida, imporá aos profissionais de diferentes áreas de conhecimento e, em especial, para o nosso caso as Ciências Humanas, o desafio de encarar escritas e trilhas que vão muito além do que se supôs até então. Diante de tais proposições que convenciono chamar as reflexões a seguir de um ensaio. Objetivo oferecer ao leitor alguns questionamentos sobre o universo de atuação profissional das Ciências Humanas em tempos de imediaticidade,produção em massa e ao mesmo tempo obsolescência e transitoriedade de suportes.

Vejo que como ocorre com toda e qualquer profissão a utilização de tecnologias são fundamentais e os historiadores não estariam fora disso.



-En otra de sus publicaciones destaca la transparencia en las instituciones ¿Cree que dicha transparencia ayudaría a una mejor gestión de la información y de los documentos?


                ¡Exactamente al contrario!


                La información disponible y organizada es la que da transparencia a la administración. Siempre digo que la información disponible y organizada es un medio eficaz para la tomada de decisiones estratégicas además de proporcionar posibilidades de rastreabilidad y opciones. Lo que en sí es elemento fundamental de todo y cualquier proceso de transparencia.



-En Linkedin gestiona un grupo, “Proyectos de Bibliotecas, Archivos y Centros de Documentación”, que recientemente ha conseguido los 2000 participantes,¿Opina que este tipo de redes sociales es la mejor herramienta para la difusión de este tipo de actuaciones?

                No sé si es la mejor, es a la que me adecué más.

                No es ningún secreto que no me gusta el FaceBook y, por lo tanto, la única otra opción que tengo con una gran circulación de personas y con un perfil bien profesional es el LinkedIn. En Brasil es una red en franca expansión y percibo lo cuanto diferentes profesionales han buscado ese medio de debate.


                Me gusta ejercitar la Curadoria de Contenidos en esos Grupos y busco estimular la difusión y el intercambio de experiencias entre profesionales de diferentes áreas que tengan la información como trazo común. Ha sido una experiencia muy enriquecedora y emocionante y la sensación de retribución es mucho gratificante.


                Percibir el humor del Grupo, lo que ocurre en el mundo y como relacionarlo a las necesidades profesionales de ellos es un desafío. Valorizo debates interdisciplinares que favorezcan no solamente discusiones de ámbito técnico, más que contemplen áreas como la tecnología, las artes, la cultura, sociedad y educación. Pilares sobre los cuales reposa toda y cualquier sociedad.


                Asimismo, uso el espacio para difundir ofertas de trabajo. Llegan a ser 400, 500 trabajos por mes. Lo que nos indica que el mercado está ofreciendo muchas posibilidades en áreas relacionadas.


Conozca el Grupo y sus objetivos en este link:




Português:

Não sei se a melhor, mas a que me adequei mais.

Não é segredo para ninguém que não gosto do Facebook e, portanto, a outra opção que tenho com uma grande circulação de pessoas e com um perfil bem profissional é o LInkedIn.

Numa Brasil é uma rede em franca expansão e percebo o quanto diferentes profissionais tem buscado esse meio de Debate. 

Gosto de exercitar nesses Grupos a Curadoria de Conteúdos e procuro estimular o compartilhamento e a troca de experiências entre profissionais oriundos de diferentes áreas e que tem na Informação seu ponto de toque.  Tem sido uma experiência muito rica e aliciante e a sensação de retorno muito gratificantes.

Perceber o humor do Grupo, o que ocorre no mundo e como relacioná-las as necessidades profissionais dos mesmos é o meu desafio. Valorizo debates interdisciplinares e que favorecem não apenas discussões de âmbito técnico, mas que contemplem áreas como a tecnologia, as artes, a cultura, a sociedade, a educação. Pilares sobre os quais se assentam toda e qualquer sociedade.

Além disso, uso o espaço para postar vagas de trabalho. Chegam a ser 400, 500 vagas por mês. O que nos indica que o mercado está bastante aquecido e oferecendo muitas possibilidades em áreas afins.

Conheçam o Grupo e seus objetivos nesse link:






-Es especialista en conservación y restauración de colecciones de fotografía, ¿Cómo ha vivido el paso del formato papel al digital? 


                En mi artículo citado  arriba (http://bell.unochapeco.edu.br/revistas/index.php/rcc/article/viewFile/1160/654 ), hablo mucho sobre cuestiones de la obsolescencia y la forma como estas afectan a los diferentes soportes.


                Lo que con certeza está ocurriendo es que tendremos fotos del siglo XIX llegando al siglo XXIII y las que producimos hoy usando medios digitales pueden no llegar a 50 años. Será urgente que se planteen medios que contemplen la preservación no sólo de soportes físicos, más en concreto, la preservación digital.


                Los medios digitales han beneficiado en mucho los medios para mantener en bancos de datos los registros de esas imágenes además de beneficiar su vehiculación, mas todavía nos queda el desafío de la permanencia y disponibilidad al pasar del tiempo.


Nuevos tiempos … grandes desafíos




Português:

No meu artigo citado acima (http://bell.unochapeco.edu.br/revistas/index.php/rcc/article/viewFile/1160/654), falo muito sobre as questões da obsolescência e a forma como estas atingem impreterivelmente diferentes suportes. 

O que temos de grave ocorrendo é que teremos com certeza fotos do século XIX chegando ao século XXIII e as que produzimos hoje em meios digitais podem não chegar há 50 anos. É urgente que se coloque na pauta do dia meios que contemplem a preservação não apenas de suportes físicos, mas em especial a preservação digital.

Os meios digitais têm favorecido em muito os meios para mantermos em banco de dados os registros dessas imagens além de favorecer sua veiculação, mas ainda nos coloca o desafio da permanência e acesso no decurso do tempo. 


Novos tempos...grandes desafios....




















Eliana Rezende
Responsable de la gestión documental de la Secretaría


de Infraestructura y Logística del Estado de Paraná (Brasil)




8 comentarios :

  1. Parabéns Eliana!!! Como sempre se comunicando com conteúdo e inteligência!!!

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  2. Efectivamente Denis, Eliana es un ejemplo a seguir. Saludos

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  4. Parabéns Eliana Rezende, magnifico trabalho que estás fazendo na Secretaria de infraestrutura do Paraná em Brasil, meu país o qual, em busca de preservação e conservação de seu acervo patrimonial e Histórico de sua Região. Pela ordenação, típica de cada item, fotografias; Plantas Heliográfica da região, livros e manuscritos de relevância informativas ao que diz respeito aos fatos registrados e possam trazer uma visão sensível aos conhecimentos da sociedade e de outros pesquisadores históricos, amiga Eliana Rezende, pelo meu conhecimento desse meu País, terás outros locais em que também necessitam desse seu belo trabalho de organização Documental. Desejo todo sucesso ao seu trabalho técnico e logístico de uma perfeita infraestrutura Documental. Abraços do Amigo Newber Macieira, escritor e poeta - 10/01/2015 as 13:20 horas

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  5. Gracias a todos por los comentarios. Saludos cordiales.

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